Хронометраж рабочего времени специалиста по социальной работе

Хронометраж рабочего времени в социальных организациях позволяет:

• провести оценку соответствия нормативных требований к качеству и продуктивности сотрудников;
• определить причины несоответствия и устранить их;
• учесть нюансы работы сотрудника в конкретной местности и организации.

Процедура осуществляется по приказу руководителя (в свободной форме). В приказе должны быть указаны лица, на которых возложена обязанность проведения процедуры. Это может быть штатный наблюдатель, непрофильные специалисты или же сам сотрудник.

Процедура хронометража требует серьезной подготовки. Это выбор объекта исследования, инструктаж и технологические процедуры.

Руководитель выбирает объект исследования, исходя из:

• уровня производительности сотрудников – средний или высокий;
• опыта и квалификации персонала (соответственно, выбирают тех, у кого он больше).

Если важно установить нормы невыработки, к исследованию также привлекают наименее эффективных сотрудников и новичков.

Технологически важно подготовить карты хронометража, обозначить необходимое количество замеров, установить начало и окончание процедуры.

Инструктаж проводится с сотрудниками с целью разъяснения целей замеров, уточнения их количества, сроков и методов проведения. В случае самохронометража объясняют, как проводить и фиксировать замеры.

После этого можно переходить к самой процедуре.

Определение норм нагрузки на социального работника отражено приказом Министерства труда и социальной защиты от 15.10.2015 №725 «Методические рекомендации по определению норм нагрузки социального работника в сфере социального обслуживания».

В рекомендациях есть правила расчета норм нагрузки. Алгоритм определения этих норм приведен в Таблице 1.

Согласно рекомендаций, при проведении хронометража, следует учитывать следующие моменты.

• Время, которое специалист тратит на перемещение (от одного клиента к другому, походы в аптеку, магазин и т.д.).
• Учет формы социального обслуживания и организации труда социальных работников.
• Социальное обслуживание на дому производится согласно графика, на основании которого происходит распределение рабочего времени. Изменения графика должны быть согласованы с получателем услуг.
• Трудовые действия социального работника регламентируют профстандарты.

В Приложении 2 Рекомендаций представлены нормы временных затрат социального работника на все виды услуг. Следует понимать, что это стандартизированные показатели, в которых не предусмотрены климатические условия, степень благоустройства и удаленности района и другие нюансы. Все их руководитель учитывает, проводя сравнительный анализ хронометража и оценку личных показателей сотрудника.

Методические рекомендации предусматривают все виды услуг, которые оказывает специалист, а также минимальное и максимальное время на их оказание. Мы же приведем лишь усредненные значения временных затрат на некоторые виды услуг.

Итак, среднее время на оказание социально-бытовых услуг – 40 минут. Однако, оказание ритуальных услуг, уборка жилых помещений, садовые работы могут занимать существенно больше времени – до 2 часов. Также в рамках этой категории услуг предусмотрена такая, как присмотр за детьми – максимум 1 час.

В перечне социально-медицинских услуг больше всего времени, по подсчетам разработчиков, занимает проведение социально-медицинской экспертизы, содействие получению соответствующих услуг (до 80 минут). Гигиенический уход за лежачими больными (мытье тела, стрижка ногтей и т.п.) – 90 минут в благоустроенном жилье, 120 – в неблагоустроенном.

На социально-психологические, социально-педагогические и социально-правовые услуги социальному работнику отводится в среднем полчаса. Исключение составляют диагностические, коррекционные и реабилитационные мероприятия, патронаж и содействие в оформлении документов на получение социальных пособий – в пределах 1 часа.

Оказание социальным работником социально-трудовых услуг связано, в основном, с профориентацией, обучению профессии и помощи в трудоустройстве. Среднее время на оказание этих услуг, согласно методическим рекомендациям, 40 – 65 минут.

Время в Приложении 2 Методических рекомендаций рассчитано с учетом сложности услуг, предусматривает условия коммунально-бытового устройства и иные обстоятельства (смена абсорбирующего белья), которые увеличивают продолжительность оказания услуги. Однако, при анализе хронометража руководителю важно учесть и иные обстоятельства (климатические, индивидуальные особенности категории клиентов и так далее).

Хронометраж рабочего времени – сложная, но важная процедура, которая поможет руководителю выявить наиболее эффективных сотрудников. И это – тот самый момент, когда уместно будет вспомнить о мотивации персонала.

На этом все, надеемся эта информация была Вам полезна. Эффективного дня вам и Вашим коллегам!

Для чего нужно проведение хронометража рабочего времени?

Под хронометражом рабочего времени понимается процесс, в ходе которого сотрудник самостоятельно или при содействии коллег, имеющих необходимые компетенции, осуществляет мониторинг собственных действий в период нахождения на работе на предмет их содержания и продолжительности. Хронометраж, таким образом, фиксирует, чем конкретно занимается сотрудник в рабочее время, а также как долго длится каждое из его занятий.

Зачем это нужно?

Прежде всего в проведении хронометража рабочего времени сотрудников заинтересован работодатель — в целях оценки и повышения эффективности труда персонала. Кроме того, хронометраж также может быть задействован в целях осуществления:

• оценки загрузки оборудования;
• оценки эффективности реализации управленческих решений в аспекте отдельных бизнес-процессов (и последующего определения механизмов их необходимой корректировки).

Посредством рассматриваемой процедуры работодатель может выявить:

• процент осуществления работниками полезных действий в период рабочего времени;
• длительность простоев или действий, не имеющих отношения к трудовой функции;
• каким образом меняются первые 2 показателя в динамике — при сопоставлении нескольких проведенных подряд хронометражей.

Хронометраж — это, по сути, инвентаризация рабочего времени: выявление его количественных показателей применительно к локальным бизнес-процессам (производственным, управленческим).

В проведении хронометража своего рабочего времени может быть заинтересован также и сам сотрудник — в целях повышения продуктивности работы, следствием чего станет более интенсивное выполнение планов при их наличии и в конечном счете — получение более высокой зарплаты.

Инициаторами проведения хронометража рабочего времени на предприятии могут быть разные субъекты: собственники бизнеса, которых интересует рост производительности труда; топ-менеджеры фирмы, также заинтересованные в достижении высоких производственных показателей; руководители подразделений; рядовые сотрудники.

Существует 3 основные операции в рамках хронометража рабочего времени:

• подготовка форм хронометража — для конкретной должности или трудовой функции;
• сбор данных (заполнение соответствующих форм) соотносительно со временем нахождения сотрудника на работе;
• анализ и интерпретация данных хронометража.

Рассмотрим особенности каждой из указанных операций подробнее.

Как подготовить формы для хронометража рабочего времени?

При подготовке форм хронометража важно, прежде всего, определить:

• какие действия или занятия сотрудника в период нахождения на работе будут фиксироваться;
• в каких единицах измерения будет отражаться длительность соответствующих действий или занятий.

Так, объектами хронометража могут быть:

• действия в основной компьютерной программе, посредством которой работник выполняет свою трудовую функцию, — например «1С», если он бухгалтер, или Photoshop, если он дизайнер;
• осуществление сотрудником телефонных звонков;
• написание сотрудником электронных сообщений;
• участие сотрудника в совещаниях, планерках;
• перерывы в работе — на чай, на обед;
• прочие действия в пределах офиса, не имеющие связи с трудовой функцией, но являющиеся неотъемлемой частью трудового процесса, — например смена одежды, загрузка ПК, ожидание обновления его баз и программных компонентов.

Хронометраж может осуществляться в привязке к конкретному технологическому процессу — например к этапам выпуска товаров, производимых на фабричной линии предприятия. В этом случае объектами хронометража могут быть:

• погрузка материалов на конвейер;
• сборка изделия на конвейере;
• проверка качества собранного изделия;
• спуск готового и проверенного изделия с конвейера.

Либо те же самые процессы, но выполняемые конкретными работниками (отвечающими за погрузку, сборку и т. д.).

Касательно единиц измерения длительности действий или занятий сотрудника — таковые могут выражаться в секундах, минутах, часах, иногда днях. Их выбор зависит, прежде всего, от того, какие цели ставит фирма или ее подразделение, ответственное за проведение хронометража, — улучшить производительность сотрудника в течение рабочей смены (или ее части — например до обеда), недели или месяца.

Как осуществляется сбор данных по хронометражу?

Решение данной задачи может осуществляться посредством:

• ввода данных в формы хронометража вручную;
• автоматизированного ввода данных в соответствующие формы.

В первом случае основные действия может быть предписано выполнять самому сотруднику или же ответственному лицу, которое будет наблюдать за работой сотрудника. Второй вариант сбора данных по хронометражу предполагает задействование различных компьютерных алгоритмов.

Выбор первого или второго варианта сбора данных зависит от специфики конкретной трудовой функции сотрудника, а также от технической возможности и эффективности фиксировать ту или иную разновидность данных для хронометража первым или вторым способом.

Например, если речь идет о фиксации данных об использовании профильных для трудовой функции человека программ, то оптимальный способ решения данной задачи — автоматизация, предполагающая задействованность других программ, которые могут отслеживать, с какой интенсивностью работник обращается к своему ПО.

Если речь идет о хронометраже этапов конвейерной сборки изделий, то может быть более предпочтительным (в силу менее сложной технической осуществимости) использование метода ввода данных в форму хронометража вручную.

Как только данные по хронометражу собраны, у сотрудника или его коллеги, имеющего необходимые компетенции, появляется другая задача — правильно интерпретировать полученную статистику.

Как осуществляется интерпретация хронометража?

Интерпретация данных по хронометражу может осуществляться посредством:

• визуализации статистики действий сотрудника;
• факторного, сравнительного анализа соответствующей статистики;
• выявления зависимостей между показателями, отражающими динамику производимых сотрудником действий, и показателями, имеющими хозяйственное значение (например количеством выпущенных товаров за установленный период времени).

Часто все эти способы интерпретации данных хронометража осуществляются сотрудником или его компетентным коллегой одновременно.

На основе полученных в ходе хронометража данных, а также их анализа, на предприятии могут приниматься те или иные кадровые решения, издаваться методические рекомендации по улучшению качества выполнения сотрудниками трудовой функции, формироваться аналитические отчеты для инвесторов — варианты возможного применения результатов хронометража могут быть самыми разными.

Как может выглядеть пример хронометража рабочего времени на практике?

Наши эксперты подготовили для вас образцы хронометража рабочего времени:

• включающего измерения событий рабочего дня сотрудника;
• отражающего структуру производственных операций предприятия.

Оба примера хронометража содержатся в файле, который доступен для скачивания ниже.

Скачать образцы хронометража рабочего времени

Итоги

Хронометраж рабочего времени — процедура, которая проводится в целях анализа и повышения эффективности работы фирмы. Для того чтобы провести ее, нужно определить объекты хронометража, а также единицы измерения.

Ознакомиться с иными нюансами учета рабочего времени сотрудников, а также с распространенными видами документов, используемых в рамках данного учета, вы можете в статьях:

АГЕНТСТВО РЕСПУБЛИКИ КОМИ ПО СОЦИАЛЬНОМУ РАЗВИТИЮ

от 27 июня 2011 года N 1979

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ МЕТОДИЧЕСКИХ РЕКОМЕНДАЦИЙ ПО ПРОВЕДЕНИЮ ХРОНОМЕТРАЖА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ СОЦИАЛЬНЫХ РАБОТНИКОВ, ОКАЗЫВАЮЩИХ УСЛУГИ НА ДОМУ

В целях оказания методической помощи государственным учреждениям социального обслуживания населения и повышения качества социального обслуживания на дому граждан пожилого возраста и инвалидов, а также установления нормирования труда социальных работников с учетом времени, затрачиваемого, в среднем, на осуществление различных видов социальных услуг приказываю:

1. Утвердить методические рекомендации по проведению хронометража рабочего времени социальных работников, оказывающих услуги на дому, согласно приложению N 1 к настоящему приказу.

2. Директорам государственных учреждений Республики Коми — центров по предоставлению государственных услуг в сфере социальной защиты населения (далее — Центры):

2.1. Организовать и провести работу по проведению хронометража рабочего времени социальных работников до 1 сентября 2011 года.

2.2. Результаты проведения хронометража рабочего времени социальных работников утвердить приказом директора Центра и представить в адрес Агентства Республики Коми по социальному развитию в отдел социального обслуживания населения в срок до 10 сентября 2011 года по форме, согласно приложению N 2 к настоящему приказу.

2.3. При определении нагрузки социальных работников, оказывающих социальные услуги на дому гражданам пожилого возраста и инвалидам, исходить из средних временных затрат на оказание социальных услуг.

3. Отделу социального обслуживания населения при проведении контроля за реализацией законодательства в сфере социального обслуживания населения государственными учреждениями Республики Коми — центрами по предоставлению государственных услуг в сфере социальной защиты населения учитывать результаты хронометража рабочего времени социальных работников, оказывающих услуги гражданам пожилого возраста и инвалидам на дому.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя М.А.Ганова.

Приложение N 1. МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПРОВЕДЕНИЮ ХРОНОМЕТРАЖА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ СОЦИАЛЬНЫХ РАБОТНИКОВ, ОКАЗЫВАЮЩИХ УСЛУГИ НА ДОМУ

Приложение N 1
к Приказу
Агентства
Республики Коми
по социальному развитию
от 27 июня 2011 года N 1979

Настоящие методические рекомендации разработаны с целью определения времени, затрачиваемого в среднем социальными работниками на оказание различных видов социальных услуг на дому и носят рекомендательный характер.

Полученные при хронометраже показатели должны стать основой для расчета ежемесячного рабочего задания каждому социальному работнику Центра.

Основные термины и понятия

Хронометраж — это метод изучения затрат рабочего времени на циклически повторяющиеся элементы оперативной работы, отдельные элементы подготовительно-заключительной работы и работы по обслуживанию рабочего места.

Основное назначение хронометража:

— оценка временных ресурсов, необходимых для выполнения какой-либо операции;

— оценка, определяющая рамки норм, требуемых для выполнения рабочих действий сотрудником;

— определение структуры рабочих действий сотрудника и выяснение того, сколько времени сотрудник тратит на их выполнение;

— проведение реструктуризации рабочих процессов, которая повлияет на изменение рабочих функций и операций.

Виды и формы оценки эффективности использования рабочего времени:

1. Хронометраж. Используется для измерения циклически повторяющихся элементов операций.

2. Фотография рабочего времени. Используется для анализа временных затрат, совершаемых сотрудником на протяжении рабочего дня.

3. Фотохронометраж. Комплексный метод, объединяющий в своей структуре и хронометраж, и фотографию рабочего времени.

4. Самохронометраж. Используется для фиксирования временных затрат самим сотрудником.

В целях планирования деятельности более эффективна методика Фотографии рабочего времени, т.к. для получения обоснованных обобщающих выводов по организации труда необходимы многократные наблюдения за всеми (или многими) рабочими местами.

Фотография рабочего времени (ФРВ) — метод изучения рабочего времени путем наблюдения и замеров его длительности в течение рабочего дня. Это вид наблюдения, при котором замеряются все без исключения затраты времени исполнителя за определенное время работы.

ФРВ проводится не самим сотрудником, а внешним экспертом (наблюдателем), что позволяет максимально точно оценить и структуру текущих функций, и время, необходимое для их выполнения. Программа по проведению исследования методом ФРВ направлена на вскрытие проблемных зон в фактическом использовании сотрудниками рабочего времени и поиск ресурсов оптимизации расхода времени в течение рабочего дня в соответствии с приоритетными целями развития учреждения.

Цель: оценка рациональности использования сотрудниками учреждения рабочего времени и выявление резервов повышения эффективности трудовой деятельности.

1. Определение структуры рабочего времени каждого сотрудника (продолжительности отдельных видов затрат времени).

2. Составление фактических балансов рабочего дня путем группировки затрат времени по различным категориям.

3. Анализ затрат времени сотрудников.

4. Сравнительный анализ работы сотрудников, имеющих сходные рабочие задачи, и выявление способов увеличения эффективности труда.

5. Оценка организационно-технических условий рабочих мест и их влияния на затраты рабочего времени сотрудников.

Оценка эффективности работы сотрудников осуществляется при помощи следующих методов:

— наблюдение фактического функционирования сотрудников отделения;

— анализ рабочего поведения в реальной деятельности;

— беседы с сотрудниками и руководителями исследуемых структурных подразделений.

Выбирая тот или иной метод оценки использования сотрудниками рабочего времени, имеет смысл исходить из реальной цели, которая преследуется, и учитывать, какие данные нужны для принятия конкретного управленческого решения.

Этапы проведения хронометража рабочего времени социальных работников Центров, оказывающих социальные услуги на дому

Этап 1. Подготовительная работа (1 неделя).

Общая продолжительность исследования составляет 5 недель. Руководством Центра утверждается Календарный План проведения исследования (во время проведения ФРВ сотрудники функционируют в штатной рабочей обстановке, не выполняя срочных дополнительных поручений, работы с отчетностью и др.). Создается Комиссия по разработке норм времени на оказание социальных услуг под председательством директора или заместителя директора Центра. При наличии в Центре профсоюзного комитета, в состав Комиссии включается его представитель. Замеры времени осуществляются силами заведующих отделениями Центра, социальных работников отделений социального обслуживания на дому, отделений срочного социального обслуживания и консультативных, организационно-методических отделений. Все данные обрабатываются специалистами бухгалтерско-экономических отделов (служб) Центра и предоставляются на рассмотрение в Комиссию по разработке норм времени на оказание социальных услуг.

Члены комиссии на первом этапе проведения хронометража должны ознакомиться с:

— положением об отделении;

— должностными инструкциями социальных работников отделения;

— социальными работниками и их рабочими местами;

— характером и условиями трудовой деятельности.

Члены комиссии разрабатывают бланки наблюдательных листов (хронокарты) на каждого социального работника, которые пополняются списком дополнительных услуг (поручений), имеющих высокую частотность (Приложения 1, 2).

К хронометрированию привлекаются лучшие социальные работники Центра с целью определения более рационального распределения рабочего времени на предоставление услуг. Анализируются потери рабочего времени и причины, вызывающие их. Бюджет рабочего времени опытных социальных работников, демонстрирующих лучшие результаты, можно брать за основу оценки эффективности деятельности социальных работников и для поиска оптимальных способов организации труда.

С социальными работниками проводится инструктаж по проведению хронометража, устанавливаются доброжелательные отношения с целью повышения достоверности полученных в дальнейшем результатов.

Этап 2. Проведение ФРВ (2 недели).

Вторым этапом разработки норм времени на оказание социальных услуг является непосредственно работа по хронометрированию предоставляемых социальных услуг.

На основании данных первого этапа, соотнесенных с требованиями государственных стандартов социального обслуживания населения в Республике Коми, утверждается список видов социальных услуг, подлежащих хронометрированию, разрабатываются графики выходов социальных работников для проведения хронометража и сроки предоставления предварительных норм времени на утверждение директору центра.

Выбранный отрезок времени наблюдения (10 рабочих дней) достаточен, чтобы достоверно охарактеризовать структуру рабочего времени социальных работников, установить удельный вес отдельных затрат рабочего времени.

Весь процесс предоставления услуги предварительно разбивается на рабочие операции, которые и подлежат замерам. При проведении хронометража социальной услуги в листе наблюдений указывается время на выполнение отдельных операций, фиксируется время для записи услуги в дневнике клиента и ведомости социального работника. Если выполнение социальной услуги характеризуется объемными показателями (кв.м, кг, л и т.п.), то указывается единица измерения и объем выполненных работ. Время выполнения каждой операции учитывается в минутах. На каждый выход социального работника для оказания социальной услуги составляется свой лист наблюдений от начала предоставления до ее завершения.

Этап 3. Обработка результатов.

На третьем этапе проходит обработка наблюдательных листов, составляется сводная карта рабочего времени. В ней представлено время выполнения отдельных, наиболее частотных рабочих операций. Высчитываются средние арифметические показатели продолжительности выполнения каждой операции.

1) Рассчитывается время, затраченное одним социальным работником на предоставление услуги по следующей формуле:

где N — средний арифметический показатель времени на одного социального работника;

T1, T2, T3 — время, затраченное одним социальным работником на предоставление услуги;

n — количество дней, в течение которых предоставлялась услуга одним социальным работником.

2) Рассчитывается общее время, затраченное всеми социальными работниками на предоставление услуги по следующей формуле:

где Nоб. — норма времени на предоставление услуги;

N1, N2, N3 — средний арифметический показатель времени на одного социального работника;

X — количество социальных работников, предоставляющих услугу.