0

Является ли электронный билет подтверждением командировочных расходов

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа, разработана совместно с ЗАО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Работник представил для отчета в бухгалтерию организации билет в электронном виде. Нужно ли требовать, чтобы он представил вместе с билетом в электронном виде билет подлинный? Какой билет нужно предоставлять в бухгалтерию для отчета по командировке — электронный или подлинный билет?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Сформированной автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанции с посадочным талоном, а также контрольного купона электронного проездного документа достаточно для подтверждения расходов, понесенных работником, направленным в командировку.

Обоснование позиции:

Согласно часть 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее — Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

В бухгалтерском учете командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета *(1), который составляется работником в течение 3 рабочих дней по возвращении из командировки с приложением оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы (п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).

В силу п. 2 ст. 786 ГК РФ билет является документом, удостоверяющим заключение договора перевозки пассажира и багажа.

На основании п. 3 ст. 105 Воздушного кодекса РФ (далее — ВК РФ) билет, багажная квитанция, иные документы, используемые при оказании услуг по воздушной перевозке пассажиров, могут быть оформлены в электронном виде (электронный перевозочный документ) с размещением информации об условиях договора воздушной перевозки в автоматизированной информационной системе оформления воздушных перевозок.

Формы билета, багажной квитанции, выписки из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в области транспорта (п. 4 ст. 105 ВК РФ).

Так, форма электронного пассажирского билета, применяемого на воздушном транспорте, утверждена приказом Минтранса России от 08.11.2006 N 134 (далее — Приказ N 134).

Из п. 1 Приложения к приказу Минтранса России от 08.11.2006 N 134 (далее — Приложение) следует, что электронный пассажирский билет и багажная квитанция в гражданской авиации представляют собой документ, используемый для удостоверения договора перевозки пассажира и багажа.

Маршрут/квитанция (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок), являющаяся неотъемлемой частью электронного билета, содержит, в частности, сведения о пассажире, наименование и (или) код перевозчика, номер рейса, дату и время его отправления, наименование аэропортов/пунктов отправления и назначения для каждого рейса, тариф, стоимость и т.п.

В п. 2 приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134 определено, что маршрут/квитанция электронного пассажирского билета является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

При этом непосредственно факт перелета подтверждается посадочным талоном, выданным пассажиру (п. 84 приказа Минтранса России от 28.06.2007 N 82 "Об утверждении Федеральных авиационных правил "Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей").

В соответствии со ст. 82 Федерального закона от 10.01.2003 N 18-ФЗ "Устав железнодорожного транспорта Российской Федерации" форма электронного проездного документа (билета) на железнодорожном транспорте утверждена приказом Минтранса России от 21.08.2012 N 322.

На основании п.п. 1, 2 Приложения к приказу Минтранса России от 21.08.2012 N 322 электронный проездной документ (билет) на железнодорожном транспорте используется для удостоверения договора перевозки пассажира. Электронный билет и контрольный купон (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) содержат в том числе обязательную информацию о номере поезда, железнодорожных станциях отправления и назначения, дате и времени отправления и прибытия поезда, сведения о пассажире, итоговой стоимость перевозки. Контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (п. 2 приказа Минтранса России от 21.08.2012 N 322).

Читайте также:
Шаблон протокола общего собрания собственников многоквартирного дома

С учетом изложенного выше можно сделать вывод, что, по сути, маршрут/квитанция и контрольный купон электронного проездного документа дублируют информацию, содержащуюся в билетах на бумажном носителе.

Поэтому, на наш взгляд, данные документы, а также посадочный талон подтверждают произведенные работником, направленным в командировку, расходы.

К сожалению, разъяснениями, касающимися бухгалтерского учета, мы не располагаем. Вместе с тем работники уполномоченных органов в своих разъяснениях неоднократно отмечали, что указанных выше документов достаточно для признания расходов в целях налогообложения прибыли (смотрите, например, письма Минфина России от 25.08.2014 N 03-03-07/42273, от 26.03.2014 N 02-07-10/13424, от 04.02.2014 N 03-03-06/1/4391, от 14.01.2014 N 03-03-10/438). При этом, по мнению сотрудников Минфина России, в случае подтверждения расходов на приобретение железнодорожного и (или) авиабилета вышеуказанными документами дополнительных документов, подтверждающих оплату билета, не требуется.

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

аудитор, член МоАП Завьялов Кирилл

Ответ прошел контроль качества

29 октября 2014 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

*(1) С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов разрабатываются организацией самостоятельно с учетом положений ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Однако для удобства можно использовать унифицированную форму N АО-1, утвержденную постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.

Виртуальное пространство семимильными шагами внедряется не только в жизнь обычных граждан, но и в бизнес-процессы. На сегодняшний день оформить и оплатить билеты на самолет или поезд через интернет стало обычным делом. В связи с этим у компаний, направляющих своих работников в командировки, возникают вопросы о списании расходов на покупку электронных билетов при расчете налога на прибыль и принятии к вычету сумм «входного» НДС. О последних позициях чиновников по данным вопросам — в нашем материале.

Налог на прибыль

Расходы на командировки при расчете налога на прибыль учитываются на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. В частности, по данной норме списываются затраты на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

Однако указанное положение следует применять в совокупности со ст. 252 НК РФ, в которой закреплен общий порядок признания расходов для целей налогообложения прибыли. Так, все расходы должны отвечать критериям п. 1 ст. 252 НК РФ, а именно должны быть:

— произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода;

— подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

С первыми двумя критериями в рассматриваемой ситуации проблем не возникает. Понятно, что расходы на проезд командированного работника экономически оправданны и осуществлены для деятельности, направленной на получение дохода. А вот с документальным подтверждением таких расходов в случае приобретения электронного билета на самолет или поезд могут возникнуть трудности. Ведь у компании будет отсутствовать бумажный носитель бланка строгой отчетности, на котором оформляется билет при его покупке в кассе.

В письме от 30.04.2019 № 03-03-06/1/32040 специалисты Минфина России указали следующее. Документальным подтверждением командировочных расходов является авансовый отчет работника с приложенными к нему надлежащим образом оформленными оправдательными документами, в частности, авиа- или железнодорожными билетами, счетом из гостиницы и т.д., а также приказ о направлении работника в командировку, подписанный руководителем организации.

Если проездные документы на перелет оформляются электронными билетами, необходимо учитывать, что маршрут/квитанция электронного билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и ИП наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ (п. 2 приказа Минтранса России от 08.11.2006 № 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации»).

Таким образом, оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета, являются:

— сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета;

— посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

Финансисты отметили, что посадочный талон, в том числе электронный посадочный талон, полученный при электронной регистрации на рейс, должен содержать соответствующие реквизиты, подтверждающие факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки. Как правило, данным реквизитом является штамп о досмотре. При отсутствии штампа на распечатанном электронном посадочном талоне организации необходимо подтвердить факт потребления командированным работником услуги воздушной перевозки иным способом. Например, можно представить выданную авиаперевозчиком или его представителем справку, содержащую необходимую для подтверждения полета информацию.

Читайте также:
Сверхурочная работа при суммированном учете рабочего времени

Если же у компании нет ни одного из вышеперечисленных документов, то, по мнению специалистов Минфина России, организация вправе обосновать потребление услуги воздушной перевозки любыми иными документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт использования приобретенных авиабилетов.

Что касается расходов на приобретение электронного железнодорожного билета, то для возможности признания таких затрат документом, достаточным для подтверждения факта поездки, является контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети (письма Минфина России от 15.10.2014 № 03-03-07/51936, от 25.08.2014 № 03-03-07/42273).

Если организация учла при расчете налога на прибыль расходы на проезд работника в командировку и обратно, то она может принять к вычету соответствующие суммы НДС (п. 7 ст. 171 НК РФ). При приобретении услуг по перевозке работников к месту командировки и обратно в книге покупок регистрируются счета-фактуры либо бланки строгой отчетности (или их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке (п. 18 Правил ведения книги покупок, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).

По мнению финансистов, при приобретении электронных билетов к вычету принимается сумма НДС, выделенная отдельной строкой:

— в маршрут-квитанции электронного пассажирского билета, составленного автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок и распечатанного на бумажном носителе;

— в контрольном купоне электронного проездного документа (билета), составленного автоматизированной системой управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте и распечатанного на бумажном носителе.

Такая позиция содержится в письмах Минфина России от 11.09.2018 № 03-07-09/64798, от 11.09.2018 № 03-07-07/64805, от 07.09.2018 № 03-07-11/63996.

Командировка: как правильно учесть электронный билет

Одной из существенных статей затрат в командировке можно считать проезд работника. Очень часто билеты на самолет или поезд покупаются через интернет. Как учитывать электронные билеты, какими проводками оформить их приобретение, что делать при утере проездных документов — расскажет эксперт Норматива.

Билет по сути выполняет функцию договора перевозки между пассажиром и перевозчиком (п. 2 ст. 786 ГК РФ). Это относится как к бумажному, так и к электронному документу.

Система электронной продажи билетов есть у авиакомпаний и РЖД. Указанные перевозчики обязаны оформлять электронные билеты по формам, утвержденным Минтрансом РФ (приказы от 21.08.2012 № 322 и 08.11.2006 № 134).

Если командированный работник приобретет авиабилет через интернет, ему на e-mail придет маршрутная квитанция. Решив ехать на поезде, сотрудник получит электронный контрольный купон. Оба документа включают подробные детали поездки и относятся к бланкам строгой отчетности.

Бухгалтерский и налоговый учет электронных билетов

В бухгалтерском учете затраты на проезд можно списать, опираясь на первичные документы ( ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Электронные билеты можно считать первичкой, так как они содержат все нужные реквизиты.

Контрольный купон билета РЖД подтверждает затраты и дает законное основание списать их на соответствующие счета учета (письмо Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-03-07/42273).

Чтобы принять расходы по авиаперелету, помимо маршрутной квитанции, потребуется посадочный талон на самолет, который выдается командированному работнику при регистрации на рейс. Именно посадочный талон свидетельствует о том, что полет состоялся (письма Минфина от 18.05.2015 № 03-03-06/2/28296, от 06.04.2015 № 03-03-06/19229, от 29.01.2014 № 03-03-07/3271).

В налоговом учете затраты на проезд также списываются на основании электронных билетов и приложений к ним (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Бухгалтерские проводки

Учет электронных билетов на бухгалтерских счетах зависит от способа их приобретения. Купить билеты может сама организация либо ее сотрудник на подотчетные деньги.

В небольших компаниях обязанность по приобретению билетов чаще всего ложится на плечи подотчетного лица. Тогда электронные билеты прилагаются к авансовому отчету. Стоимость билета сразу списывается на расходы.

Дебет 20 (26, 44) Кредит 71 — списана стоимость билета.

Если в билете самостоятельной строчкой выделен НДС, дополнительно нужно сделать проводки:

Дебет 19 Кредит 71 — начислен НДС со стоимости билета;

Дебет 68 Кредит 19 — налог принят к вычету.

Если электронные билеты покупает организация, то их нужно учитывать как денежные документы на счете 50-3. Билеты приходуются в кассу предприятия общей суммой без выделения НДС. Если перевозчик берет дополнительную плату за оформление билетов, затраты можно списать на основании выданной квитанции.

Дебет 50-3 Кредит 60 (76) — поступил билет в кассу предприятия;

Дебет 20 (26, 44) Кредит 60 (76) — отражен сбор за оформление билета;

Читайте также:
Правила определения класса энергоэффективности многоквартирных домов

Дебет 19 Кредит 60 (76) — отражен НДС по сбору;

Дебет 68 Кредит 19 — НДС принят к вычету;

Дебет 71 Кредит 50-3 — из кассы подотчетному лицу выдан билет;

Дебет 20 (26, 44) Кредит 71 — списана стоимость билета в момент утверждения авансового отчета.

Когда можно принять НДС к вычету

Распечатанные электронные билеты — это документы строгой отчетности, которые позволяют взять НДС к зачету на законных основаниях. Важно отметить, что налог должен быть прописан в отдельной строке (п. 18 Правил ведения книги покупок, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137). На этом неоднократно акцентировал свое внимание Минфин РФ в письмах от 26.02.2016 № 03-07-11/11033, от 30.01.2015 № 03-07-11/3522, от 14.10.2015 № 03-07-14/58804, от 30.07.2014 № 03-07-11/37594.

Если в билете НДС заложен в общую стоимость (о чем говорит соответствующая запись), налог к вычету брать опасно. В этом случае контролеры могут снять заявленный вычет, ссылаясь на то, что НДС нужно указывать отдельной строкой. Однако эту претензию можно оспорить в судебном порядке. Суды считают подобные требования необоснованными, так как в п. 6 ст. 168 НК РФ прописано, что при розничной торговле НДС отдельно не указывают (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 27.11.2012 № А19-5831/2012).

Электронные билеты следует занести в книгу покупок в момент утверждения авансового отчета руководителем. Дата билета и дата авансового отчета могут относиться к разным налоговым периодам. Если работник улетел в командировку в июне, а вернулся обратно в августе, авансовый отчет будет датирован августом. Соответственно НДС можно заявить к вычету начиная с III квартала.

Нюансы заполнения книги покупок

Билеты заносятся в книгу покупок по принципу регистрации в ней счетов-фактур. Но есть несколько особенностей:

  • в графе 2 ставится код 23;
  • в графе 3 фиксируется дата оформления и номер билета;
  • графа 10 прочеркивается (письмо Минфина РФот 28.05.2015 № 03-07-11/30876, письмо ФНС от 18.08.2015 № ГД-4-3/14544).

Нередко проездные билеты приобретаются через посредников (турфирмы, агентства и т. п.). Агенты не вправе выдавать счета-фактуры на транспортные услуги, но иногда они об этом забывают. Если компания получила вместе с билетом счет-фактуру от имени агента, в книге покупок нужно регистрировать электронный билет. Именно билет с выделенной суммой НДС дает налогоплательщику право на вычет (письма Минфина РФ от 10.01.2013 № 03-07-11/01, от 12.10.2010 № 03-07-09/45).

Как списать расходы на проезд при утере билета

Если сотрудник потеряет электронный билет, проблем не возникнет — ведь его можно заново распечатать. Сложнее дело обстоит с посадочным талоном — его продублировать не получится.

Чтобы принять расходы на перелет без посадочного талона, компания должна запросить у перевозчика справку, которая подтвердит поездку (письма Минфина РФ от 07.06.2013 № 03-03-07/21187,от 18.05.2015 № 03-03-06/2/28296, письмо УФНС России по г. Москве от 07.08.2012 № 16-15/071659@).

Что делать, если билет на иностранном языке

При загранкомандировках электронные билеты могут быть оформлены на иностранном языке. Учесть стоимость такого билета можно, если сделать перевод его содержания на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ).

Перевод можно доверить штатному бухгалтеру либо специализированной компании (письмо Минфина РФ от 09.12.2015 № 03-07-14/71801). Важно перевести лишь обязательные реквизиты, которые подтвердят расходы: Ф.И.О. пассажира, направление и номер рейса, день вылета, стоимость билета (письмо Минфина РФ от 22.03.2010 № 03-03-06/1/168).

Чтобы взять к вычету НДС, нужно перевести реквизиты, необходимые для применения вычета по НДС (п. 5 ст. 169 НК РФ). То есть достаточно перевести на русский язык наименование авиакомпании, Ф.И.О. пассажира, наименование услуги, стоимость, налоговую ставку и сумму НДС. Остальную информацию переводить не нужно (письма Минфина от 09.12.2015 № 03-07-14/71801, от 10.04.2013 № 03-07-11/11867).

ФНС в своем письме от 26.04.2010 № ШС-37-3/656@ представила расшифровку основных английских обозначений, используемых в билетах. Поэтому можно не искать перевод в словарях, а воспользоваться пояснениями Налоговой службы.

Вам также могут пригодиться подробные примеры с проводками по учету командировок

adminlawsexp

adminlawsexp

Оставить комментарий

avatar
  Подписаться  
Уведомление о