0

Является ли штатное расписание локальным нормативным актом

Дата размещения статьи: 25.05.2015

Штатное расписание — документ, необходимый каждой организации. Коммерческие компании довольно часто "забывают" про него, а вот организациям, финансируемым из различных уровней бюджета, без данного документа никак. Хотя обязательность наличия утвержденного штатного расписания до сих пор остается под вопросом: в нормативных актах вы не найдете подобного требования. Сегодня расскажем, как составить штатное расписание, в какой форме, на какие нюансы учреждениям обратить внимание в зависимости от сферы деятельности. Ну и, конечно же, разъясним, как его заполнить.

Штатное расписание — локальный нормативный акт?

Довольно часто инспекторы ГИТ, проводя проверку соблюдения трудового законодательства учреждением, запрашивают штатное расписание. Отсутствие данного документа контролеры расценивают как нарушение законодательства и могут присовокупить к другим обнаруженным нарушениям. Но все ли так однозначно?
Чтобы ответить на вопрос, необходимо понять, что это за документ. Заглянем в Постановление N 1 , согласно которому штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением о ней). Оно содержит перечень структурных подразделений, наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.
———————————
Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

Из данной нормы не совсем ясно, является локальным нормативным актом штатное расписание или нет. Между тем ясность внесли чиновники Роструда в Письмах от 21.01.2014 N ПГ/13229-6-1, от 23.01.2013 N ПГ/409-6-1, от 22.03.2012 N 428-6-1: штатное расписание является локальным нормативным актом организации, в котором фиксируются в сводном виде сложившееся разделение труда между работниками и условия оплаты их труда.
Однако судебная практика ставит под сомнение разъяснения Роструда. Например, имеются судебные решения, в которых штатное расписание не признается локальным нормативным актом, а в силу Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением N 1, оно является организационно-распорядительным документом (Апелляционное определение Иркутского областного суда от 08.05.2013 по делу N 33-3491/13).
Изучив мнение Роструда и судебную практику, мы считаем: штатное расписание не является локальным нормативным актом, но в некоторых случаях все-таки становится таковым. Например, когда в организации не разработано положение об оплате труда и штатное расписание — единственный документ, определяющий размеры окладов и надбавок. Ведь согласно ст. 135 ТК РФ системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного и стимулирующего характера, устанавливаются в том числе локальным нормативным актом. Значит, при отсутствии такового роль нормативного акта, устанавливающего систему оплаты труда в компании, выполняет штатное расписание.
Зачем мы разбирались в этом вопросе? Дело вот в чем. Мы с вами знаем, что до подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника с правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором и иными локальными актами, непосредственно связанными с деятельностью работника. И у работодателей возникает вопрос: нужно ли знакомить работников со штатным расписанием? Нет, не нужно. На это обращал внимание и Роструд в Письме от 15.05.2014 N ПГ/4653-6-1, даже несмотря на то, что данное ведомство признает указанный документ локальным актом.

Обязательность и форма штатного расписания

К сожалению, ни в Трудовом кодексе, ни в иных нормативных актах вы не найдете фразы или статьи, из которых четко следовало бы, что штатное расписание — обязательный документ. Хотя в отношении иных локальных нормативных актов вывод об обязательности можно сделать: например, обязательность локального нормативного акта, регламентирующего порядок хранения, передачи и обработки персональных данных, вытекает из ст. 87 ТК РФ.
Штатное расписание упоминается в ст. 57 ТК РФ, согласно которой обязательным для включения в трудовой договор условием является в том числе трудовая функция — работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы.
Кроме этого, штатное расписание может потребоваться:
— ФСС — при проверке правильности начисления страховых взносов на обязательное социальное страхование (п. 91 Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам, утвержденных Постановлением ФСС РФ от 07.04.2008 N 81) и страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п. 51 Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний и принятия мер по их результатам, утвержденных Постановлением ФСС РФ от 07.04.2008 N 82);
— ПФР — при документальной проверке достоверности представленных страхователями индивидуальных сведений о трудовом стаже и заработке застрахованных лиц в системе государственного пенсионного страхования (Постановление Правления ПФР от 30.01.2002 N 11п).
Поскольку штатное расписание предназначено для определения потребности организации в кадрах с учетом фонда оплаты труда и необходимо как контролирующим органам, так и самой организации для приема или обоснования отказа в приеме сотрудников, полагаем, что не оформлять данный документ просто нельзя.
Относительно формы штатного расписания скажем следующее.
Большинство учреждений пользуется унифицированной формой Т-3, утвержденной Постановлением N 1. Оно и понятно — форма удобная и кадровики к ней привыкли. Однако для некоторых учреждений обязательны иные формы:
— бюджетные и казенные учреждения МЧС используют форму, утвержденную Приказом МЧС России от 24.09.2008 N 563 ;
— уголовно-исполнительные инспекции — Приказом ФСИН России от 23.01.2012 N 24 "Об утверждении типовых структуры и штатного расписания уголовно-исполнительной инспекции";
— учреждения здравоохранения — Приказом Минздравмедпрома России от 18.01.1996 N 16 "О введении форм штатных расписаний учреждений здравоохранения".
———————————
"О Порядке утверждения штатных расписаний работников бюджетных и казенных учреждений МЧС России и гражданского персонала спасательных воинских формирований МЧС России".

А вот для образовательных организаций единая форма штатного расписания не утверждена. Они в силу ст. 27 Федерального закона от 29.12.2012 N 273-ФЗ "Об образовании в Российской Федерации" самостоятельны в формировании своей структуры, если иное не установлено федеральными законами. Аналогичная норма содержалась в ранее действующем Законе об образовании, поэтому учреждения системы образования используют формы штатных расписаний, утвержденные нормативными актами субъектов РФ. Так, Постановлением Управления образования Новолялинского городского округа от 05.12.2013 N 37 утверждены примерные штатные расписания муниципальных образовательных организаций, подведомственных управлению образованием Новолялинского городского округа, а Приказом Минобразования Московской области от 15.05.2009 N 1114 — Типовые штатные расписания государственных и муниципальных образовательных учреждений Московской области в части реализации ими основных общеобразовательных программ.

К сведению. Штатные расписания специальных (коррекционных) образовательных учреждений для обучающихся, воспитанников с отклонениями в развитии приведены в Приложении к Письму Минобразования России от 30.03.2000 N 27/909-6.

Какой же вывод можно сделать? Необходимость и обязательность штатного расписания очевидны. Те учреждения, для которых ведомственными нормативными актами утверждены типовые формы штатных расписаний, должны использовать именно их. Те учреждения, для которых такие акты не приняты, должны использовать форму Т-3.
Отдельно скажем про обязательность штатного расписания в филиалах учреждений. Филиалы и представительства — это, по сути, такие же структурные подразделения организации, как отдел, сектор или бюро. И чаще всего головная организация составляет одно штатное расписание, а надлежащим образом заверенную копию направляет в филиал или представительство. Однако иногда руководителям филиалов может быть предоставлено право утверждения штатного расписания филиала, тогда у них будет свое расписание. Если такое право предоставлено, в графе "Наименование организации" необходимо указать наименование не филиала, а головной организации в соответствии с уставными документами. Наименование филиала будет указано в графе "Структурное подразделение", чем он и является.

Правила составления

Поскольку форма Т-3 самая объемная (по количеству граф) из тех, которыми пользуются, рассмотрим именно ее заполнение, не забывая о специфике различных сфер деятельности учреждений.
Итак, первым делом отметим, что организации вправе добавлять строки и графы в данную форму, а вот удалять — нет (Постановление Госкомстата России от 24.03.1999 N 20 "Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации").
Вначале в форму Т-3 вносятся следующие сведения:
— наименование организации — в точном соответствии с учредительными документами;
— код по ОКПО — согласно информационному письму органа государственной статистики;
— номер документа. При первичном составлении штатному расписанию присваивается N 1, а впоследствии применяется сквозная нумерация;
— дата составления — текущая;
— в строке "На период" — период действия штатного расписания и дата его ввода в действие. Если штатное расписание не ограничивается каким-либо сроком, необходимо указать лишь дату ввода в действие;
— в грифе утверждения документа — реквизиты приказа по основной деятельности, которым был утвержден данный документ, а ниже общее количество штатных единиц организации или предприятия.
Затем нужно заполнить графы с 1 по 10.

1 "Наименование структурного подразделения"

Здесь перечисляются как обособленные структурные подразделения (филиалы и представительства), так и внутренние подразделения (отделы, секторы и т.д.)

Каждому подразделению присваивается код, который поможет определить место этого отдела или группы в общей структуре организации

3 "Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации"

Если с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименования этих должностей, профессий или специальностей должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, или положениям профессиональных стандартов.

Наименования должностей медицинских и фармацевтических работников берутся из Номенклатуры, утвержденной Приказом Минздрава России от 20.12.2012 N 1183н. А наименования должностей для органа местного самоуправления, аппарата избирательной комиссии муниципального образования — из реестра должностей муниципальной службы в субъекте РФ

4 "Количество штатных единиц"

В данной графе указывается количество штатных единиц (в том числе неполных — 0,5, 0,25 и т.д.), определяемое вышестоящими организациями исходя из нормативов. Например, Нормативы штатной численности персонала учреждений, исполняющих уголовные наказания в виде лишения свободы, утверждены Постановлением Правительства РФ от 12.08.1994 N 922, работников государственных и муниципальных учреждений культурно-досугового типа и библиотек — Приказом Минкультуры России от 01.09.2011 N 906, а в Приложении 2 к Порядку оказания медицинской помощи взрослому населению по профилю "анестезиология и реаниматология", утвержденному Приказом Минздрава России от 15.11.2012 N 919н, приведены Штатные нормативы группы анестезиологии-реанимации

Читайте также:
Основные виды разрешенного использования земельных участков классификатор

5 "Тарифная ставка (оклад) и пр., руб."

Указывается месячная заработная плата в рублевом исчислении или по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия, коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации

6 — 8 "Надбавки, руб."

Показываются доплаты и надбавки компенсационного характера и стимулирующие выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством РФ ("северные" надбавки, надбавки за особые условия труда и др.), а также установленные работодателем (за сложность, связанные с режимом работы и т.д.)

9 "Всего в месяц, руб."

Указывается сумма должностного оклада и надбавок — либо в рублях, либо в соответствующих измерениях (проценты, коэффициенты и пр.). Если оклад установлен в рублях, а надбавки — в процентах или коэффициентах, в этой графе делается прочерк, а в графе 10 дается ссылка на документы, их устанавливающие

В нее вносится любая информация, относящаяся к штатному расписанию: сдельная или повременная оплата труда, локальные нормативные акты организации, устанавливающие размер оплаты труда, виды и размеры надбавок, и т.д.

К сведению. В штатном расписании нельзя указывать "вилку" окладов для одной должности, так как работодатель обязан обеспечивать работникам равную плату за труд равной ценности (ст. 22 ТК РФ). Роструд в Письме от 27.04.2011 N 1111-6-1 рекомендует делать так: при установлении в штатном расписании окладов по одноименным должностям размеры окладов следует устанавливать одинаковыми, а так называемая надтарифная часть заработной платы (надбавки, доплаты и другие выплаты) может быть различной у разных работников, в том числе в зависимости от квалификации, сложности работы, количества и качества труда.

Строка "Итого" формы Т-3 заполняется по графам 4 и 9. Итоговое число штатных единиц нужно указать в верхней части штатного расписания в строке "Штат в количестве". Результат по графе 9 является фондом оплаты труда в организации и может изменяться в большую (в случае работы в выходные дни или сверхурочно) или меньшую (когда сотрудники находятся на больничном, в отпуске за свой счет и т.д.) сторону.

Вопрос: Как правильно указать размер почасовой оплаты труда работника в штатном расписании?

Условие о ее размере указывается в графе 5, в которой отражается почасовая ставка (_____ руб/ч). При этом в столбце с примечанием указывается "Повременная система оплаты труда", а в графе 9 — число, которое получается при умножении установленной работодателем ставки _____ руб/ч на среднемесячное число рабочих часов.

Утверждаем штатное расписание и вносим в него изменения

По общему правилу оно утверждается приказом или распоряжением руководителя учреждения. Реквизиты этого документа (дата и номер) заносятся в шапку формы Т-3. Об этом говорится не только в Постановлении N 1, но и в Единых рекомендациях по установлению на федеральном, региональном и местном уровнях систем оплаты труда работников государственных и муниципальных учреждений на 2015 год (п. 19) и в иных ведомственных актах (см., например, п. 4.1.5 Инструкции по делопроизводству в территориальных органах, учреждениях и организациях МЧС России, утвержденной Приказом МЧС России от 03.12.2014 N 670).
———————————
Утверждены Решением Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений от 24.12.2014, протокол N 11.

Однако нормативно-правовыми актами может быть установлен особый порядок утверждения штатного расписания. Например, согласно п. 10 Порядка утверждения штатных расписаний, утвержденного Приказом МЧС России от 24.09.2008 N 563, разработанные штатные расписания представляются на утверждение:
— казенными учреждениями центрального подчинения — соответствующему замминистра РФ по делам ГО и ЧС и ликвидации последствий стихийных бедствий по подчиненности через Организационно-мобилизационный департамент МЧС;
— территориальными подразделениями ГПС МЧС и Государственной инспекции по маломерным судам МЧС — начальникам главных управлений МЧС по субъектам РФ.

К сведению. После утверждения штатных расписаний для некоторых учреждений установлена необходимость их регистрации. Регистрация оформляется путем нанесения в верхнем правом углу титульного листа надписи о номере, под которым данное расписание зарегистрировано в журнале учета регистрации штатных расписаний, штатной численности зарегистрированных должностей и фонде должностных окладов (тарифных ставок). В некоторых случаях подлежат регистрации и изменения, вносимые в штатное расписание.

Иногда во время работы возникает необходимость переименовать должность или структурное подразделение, ввести новый (или исключить) отдел или штатную единицу, изменить размеры окладов или надбавок и пр. В таком случае необходимо внести изменения в штатное расписание. Такое действие можно оформить двумя способами:
— издать приказ о соответствующем изменении;
— утвердить новое штатное расписание.
Полагаем, что при любом изменении удобнее утверждать новое расписание, чтобы не заглядывать лишний раз в другие документы, а сразу видеть новую структуру, должности и др. Приказ о внесении изменений издается в любом случае. Затем издается приказ об утверждении нового штатного расписания, причем следует указать дату, с которой новое расписание вступает в действие.
Обратим внимание на нюанс, связанный с исключением из штатного расписания структурных подразделений или штатных единиц. В таком случае происходит сокращение численности или штата работников. Если сокращаются вакантные должности, то расписание просто корректируется приказом. А если сокращаются должности, занятые работниками, необходимо соблюдать процедуру сокращения, определенную ст. 180 ТК РФ: уведомить работников персонально и под роспись о предстоящем увольнении не менее чем за два месяца. Причем изменения или новое штатное расписание не могут вступить в силу ранее двух месяцев с момента уведомления.
Если изменяются размеры окладов, наименования должностей или структурных подразделений, надо уведомить работников об этом. Если работники согласны на изменения, соблюдается порядок, установленный ст. 72 ТК РФ, то есть заключаются дополнительные соглашения к трудовым договорам. Если же работники не согласны, изменения вносятся в порядке ст. 74 ТК РФ. При отказе сотрудника работать в новых условиях ему должна быть предложена другая имеющаяся работа. В случае отсутствия такой работы или отказе от предложенного трудовой договор прекращается по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Сроки хранения

Как и любой другой документ, образующийся в деятельности организации, штатное расписание хранится в течение определенного срока. Какого? Для ответа на вопрос обратимся к Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, утвержденному Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558. Согласно пп. "а" п. 71 данного Перечня штатное расписание должно храниться в организации постоянно. То есть если учреждение утвердило новое штатное расписание, это не значит, что нужно избавляться от старого, уже недействующего.
Проекты штатных расписаний должны храниться пять лет (п. 72 Перечня), переписка по разработке и изменению — три года после утверждения (п. 73 Перечня). А вот штатные расстановки — 75 лет (п. 74 Перечня).

К сведению. Штатная расстановка — документ, аналогичный штатному расписанию, но с указанием фамилий, имен и отчеств работников, занимающих определенные должности. Применение штатной расстановки помогает отследить наличие вакантных должностей, а также заполнение штатных единиц при приеме на работу совместителя в случае, если одна должность делится между несколькими работниками.

Подведем итог

В заключение рекомендуем вам не игнорировать штатное расписание, а отнестись к его составлению со всей ответственностью, ведь этот документ поможет обосновать отказ в приеме на работу, сокращение численности или штата работников, правильность установления окладов и тарифных ставок. Да и контролеры практически всегда требуют штатное расписание для проверки.

Появление внутренних кадровых документов в той или иной мере обусловлено требованиями законодательства. Но Трудовой кодекс РФ не дает сколь-либо определенного их перечня или четкого набора требований. Попробуем разобраться, что такое локальный нормативный акт и чем он отличается от остальных кадровых документов.

Напомним об основных признаках ЛНА

В определении понятия «локальные нормативные акты» (далее — ЛНА) большую роль играет ст. 8 ТК РФ. В ней оговорено, что это документы, которые создает организация в рамках своих компетенций с опорой на нормы трудового законодательства. Еще один важный момент — локальные нормативные акты рассчитаны на неоднократное применение для всех или нескольких работников. Это значит, что приказ об отпуске на конкретного работника, трудовой договор или график сменности нельзя рассматривать как ЛНА.

ЛНА имеют подзаконный характер, конкретизируют нормы федерального законодательства, уточняют особенности работы у определенного работодателя или на определенной должности. Эти документы позволяют автоматизировать и унифицировать многие процессы в организации.

Очень важно помнить, что ЛНА не могут ухудшать положение работника в сравнении с нормами централизованного законодательства. Например, в Правилах внутреннего трудового распорядка может быть предусмотрен увеличенный дополнительный отпуск определенным категориям работников, но ни в коем случае отпуск не может быть меньше установленного законом.

При этом локальные нормативные акты работодателя должны быть доведены до сведения работника под роспись. Если он не исполняет положений кадрового документа, его можно привлечь к дисциплинарной ответственности. Организации в случае нарушений грозит административная ответственность.

Издавать и утверждать ЛНА могут и обязаны работодатели — юридические лица и индивидуальные предприниматели, если они не относятся к микропредприятиям.

Важно! С 2017 года микропредприятия могут отказаться от утверждения всех или нескольких ЛНА. Такое право им предоставляет новая глава ТК РФ — гл. 48.1 (Федеральный закон от 03.07.2016 № 348-ФЗ). Напомним, что критерии для микропредприятий не так давно тоже претерпели изменения (п. 10 ст. 10 Федерального закона от 29.12. 2015 № 408-ФЗ).

А конкретнее?

Как мы уже сказали, точного перечня локальных нормативных актов не существует, как нет и указаний на то, какие из них являются обязательными. В этом основная сложность работы с кадровыми документами.

Можно выделить условно обязательные. Это те, наличие которых прописано в Трудовом кодексе, их чаще всего и запрашивают надзорные органы при проверке. К таким ЛНА можно отнести Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ), Положение об обработке персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ), Положение об охране труда (раздел X ТК РФ).

Читайте также:
Публичная кадастровая карта клинского района московской области

Однако способов оформить требования трудового законодательства может быть несколько, отсюда и вариативность в списке документов. Например, в ТК РФ прописано требование обозначить основные трудовые функции при приеме человека на работу. Работодатель может сделать это двумя способами: вписать их в трудовой договор или ознакомить нового сотрудника с должностной инструкцией.

Кроме того, большое значение имеет и специфика деятельности предприятия или отдельных категорий его сотрудников: работа, требующая обязательного медосмотра, деятельность, связанная с коммерческой тайной, и пр. В такой ситуации определить, какие из документов являются обязательными для работодателя, а какие факультативными, очень сложно.

Ниже представлен список локальных нормативных актов, которыми должны/могут пользоваться работодатели, чтобы регулировать трудовые отношения с работником. Это общие документы, действие которых распространяется на весь коллектив или на некоторые категории работников:

  1. Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ).
  2. Положение о коммерческой тайне (Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»).
  3. Должностные инструкции (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0) — документ нужен, если трудовые функции не прописаны в трудовых договорах.
  4. Положение об оплате труда работников, Положение о премировании и материальном стимулировании работников (раздел VI ТК РФ).
  5. Положение об обработке персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ).
  6. Положение об охране труда (раздел X ТК РФ).
  7. Инструкции по электробезопасности, пожарной безопасности и охране труда (раздел X ТК РФ).
  8. Штатное расписание (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).
  9. График отпусков (ст. 123 ТК РФ, Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) — точки зрения на этот документ расходятся, чуть ниже мы поясним ситуацию.

Обратите внимание, должностные инструкции долгое время составлялись на основе ЕТКС. Сейчас идет процесс утверждения профессиональных стандартов. Для определенных профессий они уже являются обязательными. В остальных случаях профстандарты могут стать хорошей основой для разработки должностных инструкций.

Перечень локальных нормативных актов может быть дополнен положениями об отпусках, командировках, об аттестации персонала и пр. в соответствии с потребностями работодателя.

Широкое поле для трактовок Трудовой кодекс РФ оставляет и в отношении штатного расписания. Работодатель не обязан знакомить с ним работника, однако в письме Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1 говорится, что штатное расписание все же входит в группу локальных нормативных актов. Та же ситуация складывается с графиком отпусков. В любом случае руководитель должен помнить, что это обязательные кадровые документы, их наличие обусловлено требованиями федерального законодательства.

Стройте штатное расписание и график отпусков в программе Контур-Персонал.

Очень часто к локальным нормативным актам работодателя относят коллективный договор и отраслевые соглашения, меж тем гл. 7 ТК РФ прямо указывает на то, что они являются правовыми актами и регулируют социально-трудовые отношения.

Разработать, утвердить, согласовать

Локальные нормативные акты имеют определенный порядок оформления, который устанавливается внутренним приказом руководителя. В разработке ЛНА могут принимать участие разные специалисты, включая руководителей профильных подразделений: вопросы оплаты труда курирует бухгалтер или экономист, правила внутреннего распорядка составляются при участии кадровика и пр.

После того как подробно прописаны все детали, документ должен быть согласован с другими структурными подразделениями. Свои замечания специалисты передают в письменной форме.

Трудовой кодекс утверждает правило согласовывать локальные акты еще и с профсоюзной организацией или с представительным органом работников (ст. 372 ТК РФ). В течение пяти дней их представители могут выдвинуть свои предложения в письменной форме. Но надо помнить, что эти формирования являются добровольными, на предприятии их может не быть. В таком случае документы руководитель утверждает самостоятельно.

Как правильно составить ЛНА

Трудовое законодательство не утверждает четких требований и к тому, как следует оформлять локальные нормативные акты. В большей степени это зависит от содержания конкретного документа. Однако руководителю предприятия и специалисту кадровой службы стоит ориентироваться на ГОСТ Р6.30-2003, в котором изложены требования к организационно-распорядительным документам, которые актуальны и для ЛНА.

Бланк локального нормативного акта содержит:

  • название организации согласно учредительным документам;
  • наименование документа (положение, правила и пр.);
  • номер документа, дата и место его утверждения либо документ, которым он был утвержден;
  • виза согласования, если документ согласовывался с вышестоящими организациями;
  • специальная отметка, если есть приложения к документу;
  • виза утверждения руководителем;
  • дата, когда документ вступает в силу, если она отличается от даты подписания и если это не прописано в документе, который утверждает ЛНА.

И не забудьте о главном

Статья 22 ТК РФ обязывает работодателя под роспись знакомить работников с локальными нормативными актами, связанными с их трудовой деятельностью. Большинство кадровых документов сотрудник изучает в момент принятия на работу (ст. 68 ТК РФ).

В ходе трудовой деятельности работник тоже знакомится с документами в тех случаях, когда:

  • на предприятии утвержден новый локальный нормативный акт, касающийся непосредственно этого человека;
  • изменившиеся условия труда работника требуют дополнительно урегулировать трудовые отношения.

Утвержденного порядка, как знакомить персонал с ЛНА, нет. Работодатель может выбрать любой из вариантов:

  • оформить отдельный журнал ознакомления работников с локальными документами;
  • к каждому ЛНА в качестве приложения составить лист ознакомления;
  • в качестве приложения к трудовому договору подготовить перечень ЛНА, с которыми знакомится сотрудник.

В части локальных нормативных актов работодателя в трудовом законодательстве множество неурегулированных моментов, тем сложнее задача специалиста кадровой службы. От того, насколько полно и правильно составлены документы, соблюдены все процедуры оформления, зависит решение многих спорных вопросов. Разработка локальной нормативной документации — это не только обязанность работодателя, но и его «страховка» от конфликтов с недобросовестными работниками.

В каждой организации – в одной меньше, в другой больше – существуют свои локальные нормативные акты. Это различные положения, инструкции, правила и т. п. При этом есть общеустановленные локальные акты, обязательные для всех организаций без исключения, а есть принятые на усмотрение работодателя. Так или иначе, любой локальный акт обязателен и для работников, и для работодателя – если только не противоречит законодательству. Что относится к локальным нормативным актам? В каком порядке они утверждаются? С кем согласовываются? На кого распространяются? На эти и другие вопросы вы найдете ответы в этой статье.

Что такое локальный акт?

Работодатели, за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями (ч. 1 ст. 8 ТК РФ).

При этом Трудовой кодекс не содержит ни определения локального акта, ни перечня документов, которые можно считать локальными актами.

Некоторые специалисты определяют локальные нормативные акты как акты, принимаемые работодателем и содержащие правила поведения, рассчитанные на неоднократное применение к неопределенному кругу лиц. Но данная формулировка достаточно узка, поскольку к основным документам, содержащим правила поведения, можно отнести, например, Правила внутреннего трудового распорядка или инструкции по охране труда. Понятие локального нормативного акта несколько шире. Для его определения лучше воспользоваться положениями ст. 8 ТК РФ: локальный нормативный акт – документ, содержащий нормы трудового права, который принимается работодателем в пределах его компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.

А вот по поводу того, какие акты следует отнести к локальным, мнений достаточно много. Бесспорно, локальными актами являются Правила внутреннего трудового распорядка, различные положения (о персональных данных, об оплате труда, об аттестации), инструкции по охране труда и т. п. Некоторые специалисты относят к локальным актам также штатное расписание и график отпусков, а некоторые – и приказы руководителя.

Мы не можем согласиться с тем, что приказы являются локальными нормативными актами. Они относятся к организационно-распорядительным документам, как и табели учета рабочего времени, графики сменности и др.

Что касается штатного расписания и графика отпусков, Роструд, например, неоднократно относил их к локальным нормативным актам (см., например, письма Роструда от 22.03.2012 № 428‑6‑1, от 31.10.2007 № 4414‑6).

Не относятся к локальным нормативным актам коллективные договоры и соглашения.

А в Письме Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653‑6‑1указывается, что штатное расписание является локальным нормативным актом организации, но непосредственно не связанным с трудовой деятельностью. Поэтому работодатель не обязан знакомить с ним новичка при приеме на работу. Перед заключением трудового договора работники должны быть
ознакомлены только с локальными нормативными актами, связанными с трудовой деятельностью.

В любом случае, независимо от того, относятся ли штатное расписание и график отпусков к локальным нормативным актам, они должны быть в каждой организации.

Классификация локальных актов

К основным общим требованиям можно отнести следующие:

  • локальный нормативный акт принимается работодателем единолично или с учетом мнения представительного органа работников (в случаях, установленных Трудовым кодексом);
  • нормы локальных нормативных актов не должны ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями (ч. 4 ст. 8 ТК РФ);
  • локальные нормативные акты должны быть доведены до сведения работника под роспись;
  • локальные нормативные акты носят обязательный характер. За неисполнение их положений работника можно привлечь к дисциплинарной ответственности, а работодателя – к административной.

Локальные нормативные акты можно разделить на обязательные (наличие которых в организации установлено законодательством) и необязательные (которые работодатель принимает по своему усмотрению). К обязательным, в частности, относятся: документ, устанавливающий порядок обработки и защиты персональных данных, например Положение о персональных данных (п. 8 ст. 86 ТК РФ); документ, устанавливающий систему оплаты труда, например Положение об оплате труда (ч. 4 ст. 135 ТК РФ); правила внутреннего трудового распорядка (ч. 4 ст. 189 ТК РФ); правила и инструкции по охране труда (ч. 2 ст. 212 ТК РФ); документ, определяющий порядок аттестации (ч. 2 ст. 81 ТК РФ).

К необязательным локальным актам можно отнести положения о персонале, о добровольном медицинском страховании, должностные инструкции и т. д.

Читайте также:
Старший экономист тимофеева научно исследовательского института проработав

По сфере действия локальные нормативные акты могут быть общего характера, которые распространяются на всех работников организации (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и т. д.), и специального (положения о направлении в командировки, о вахтовом методе работы и др.).

И наконец, по способу принятия локальные акты можно разделить на:

  • принимаемые работодателем единолично;
  • принимаемые с учетом мнения представительного органа работников в порядке ст. 372 ТК РФ (при наличии такого).

К сведению

Локальные нормативные акты, принятые без соблюдения установленного ст. 372 ТК РФпорядка учета мнения представительного органа работников, не подлежат применению. В таких случаях применяются трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права, коллективный договор, соглашения (ч. 4 ст. 8 ТК РФ).

С учетом мнения представительного органа работников принимаются, например, локальные акты о порядке аттестации сотрудников (ч. 2 ст. 81 ТК РФ), о системе оплаты труда в организации (ст. 135 ТК РФ), правила внутреннего трудового распорядка (ст. 190 ТК РФ), документы, устанавливающие формы подготовки и дополнительного профессионального образования работников (ст. 196 ТК РФ), нормы бесплатной выдачи работникам средств индивидуальной защиты (ст. 221 ТК РФ).

Кроме этого, принятие иных локальных нормативных актов по согласованию с представительным органом работников может быть установлено коллективным договором, соглашениями.

Порядок принятия локальных актов

Разработка локальных актов осуществляется созданной на основании приказа работодателя рабочей группой или назначенным работником-исполнителем. В зависимости от назначения локального акта такое задание может поручаться кадровому работнику (например, разработка проекта правил внутреннего трудового распорядка), главному бухгалтеру (создание положения о системе оплаты труда), руководителям структурных подразделений (разработка должностных инструкций) и т. д.

При этом, как правило, каждый разработанный локальный нормативный акт проходит процедуру согласования со специалистами других служб – бухгалтерии, отдела кадров, юридического отдела и т. д.

Свое несогласие или замечания по проекту документа визирующие работники могут излагать на отдельном листе согласования. После окончательного согласования локальный акт передается на утверждение руководителю.

В случаях, предусмотренных Трудовым кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, коллективным договором, соглашениями, перед принятием решения работодатель согласно ст. 372 ТК РФ направляет проект локального нормативного акта и обоснование по нему в выборный орган первичной профсоюзной организации, представляющий интересы всех или большинства работников (представительный орган работников). Данный орган не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта акта направляет работодателю мотивированное мнение по нему в письменной форме.

В случае, если мотивированное мнение выборного органа первичной профсоюзной организации не содержит согласия с проектом локального нормативного акта либо содержит предложения по его совершенствованию, работодатель может согласиться либо обязан в течение трех дней после получения мотивированного мнения провести дополнительные консультации с выборным органом первичной профсоюзной организации работников в целях достижения взаимоприемлемого решения.

При недостижении согласия возникшие разногласия оформляются протоколом, после чего работодатель имеет право принять локальный нормативный акт, который может быть обжалован выборным органом первичной профсоюзной организации в соответствующую государственную инспекцию труда или в суд. Выборный орган также имеет право начать процедуру коллективного трудового спора в порядке, установленном настоящим ТК РФ.

Обратите внимание

При получении жалобы (заявления) выборного органа первичной профсоюзной организации ГИТ обязана в течение одного месяца провести проверку и в случае выявления нарушения выдать работодателю предписание об отмене указанного локального нормативного акта, обязательное для исполнения.

Если согласие достигнуто, акт утверждается руководителем организации или иным уполномоченный лицом.

Локальный нормативный акт вступает в силу со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в этом локальном нормативном акте, и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие.

После утверждения локальный нормативный акт следует зарегистрировать в соответствующем журнале.

Кроме этого, в соответствии с ч. 2 ст. 22 ТК РФ работодатель обязан ознакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. С лицами, принимаемыми на работу, сделать это нужно до подписания трудового договора.

Каким способом ознакомить работника с локальными актами, определяет работодатель. Это может быть лист ознакомления, оформленный как приложение к локальному акту или к трудовому договору, а может быть отдельная учетная форма.

Оформление локального нормативного акта

Согласно данному ГОСТу для изготовления любых видов документов, кроме писем, используется бланк, который включает в себя:

  • наименование организации. Указывается оно в строгом соответствии с учредительными документами, включая полное и сокращенное наименование, в том числе на иностранном языке;
  • наименование вида документа. Указывается после наименования организации прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ИНСТРУКЦИЯ и т. д.);
  • дату регистрации (утверждения) и регистрационный номер документа;
  • место составления документа.

Страницы документа нумеруют со второй страницы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Что касается структуры локального акта, он, как правило, состоит из трех разделов: общие положения, основная часть и заключительные положения. Согласно п. 4.7 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30‑2003«Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденных Росархивом, тексты документов, регулирующих деятельность организации (таких как положение, должностная инструкция), состоят из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел должен иметь соответствующий номер и заголовок.

Приведем пример структуры некоторых документов.

Положение об организации или о ее подразделении
1. Общие положения 2. Задачи 3. Функции 4. Обязанности 5. Права 6. Ответственность 7. Взаимоотношения с другими подразделениями

Локальный акт подписывается работником, его разработавшим. Реквизит «Подпись» включает наименование должности, личную подпись и расшифровку подписи. Кроме этого, если документ проходил согласование с другими должностными лицами, оформляется виза согласования, включающая подпись и должность визирующего, расшифровку подписи и дату подписания.

На подлиннике документа визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Документ прошивается, пронумеровывается и скрепляется печатью организации.

Если локальный нормативный акт принимается с учетом мнения представительного органа работников, факт учета этого мнения оформляется с помощью специального грифа, который проставляется в левом верхнем углу и выглядит следующим образом.

При оформлении локальных нормативных актов обязателен реквизит «Гриф утверждения», который ставится в правом верхнем углу. Утверждаться акт может приказом работодателя и отметка будет такая:

приказом ООО «Юпитер»

Акт может утверждаться посредством проставления на документе грифа утверждения с личной подписью руководителя организации или уполномоченного им лица. См. образец:

Директор ООО «Юпитер»

Марсов, А. В. Марсов

Гриф утверждения с личной подписью руководителя должен быть заверен печатью организации.

Изменение, отмена и хранение локальных актов

Изменения вносятся в том же порядке, в котором локальный нормативный акт разрабатывался и утверждался. При этом в случае, когда изменения касаются определенных сторонами условий трудового договора, необходимо согласие работника (ст. 72 ТК РФ). Изменять условия трудового договора в одностороннем порядке работодатель может только из‑за организационных или технологических изменений условий труда, предупредив об этом работника за два месяца (ст. 74 ТК РФ).

В любом случае изменение локального акта осуществляется на основании приказа работодателя с указанием причин, повлекших изменения.

В статье 12 ТК РФ перечислены случаи, когда локальный нормативный акт либо отдельные его положения прекращают свое действие:

  • истечение срока действия. Такая ситуация возможна, если при разработке локального нормативного акта был определен период его действия. При наступлении указанного срока локальный нормативный акт автоматически утрачивает силу;
  • отмена (признание утратившими силу) данного локального нормативного акта либо отдельных его положений другим локальным нормативным актом. Такая ситуация возникает, например, при изменениях в законодательстве. В данном случае в новом документе необходимо указать, что локальный нормативный акт, ранее регулировавший правоотношения, прекращает действие полностью или в части отдельных положений;
  • вступление в силу закона или иного нормативного правового акта, содержащего нормы трудового права, коллективного договора, соглашения (когда указанные акты устанавливают более высокий уровень гарантий работникам по сравнению с установленным локальным нормативным актом).

Отмену локального акта также следует оформить приказом, за исключением случаев, когда срок действия такого акта истек автоматически.

Обратите внимание

В соответствии со ст. 190 ТК РФ правила внутреннего трудового распорядка организации обычно являются приложением к коллективному договору, который заключается на срок не более трех лет и вступает в силу со дня подписания его сторонами либо со дня, установленного коллективным договором (ст. 43 ТК РФ). Поэтому если в организации существует коллективный договор, срок действия правил внутреннего трудового распорядка не может превышать трех лет со дня его подписания либо со дня, установленного коллективным договором. Если коллективный договор в организации отсутствует, срок действия правил внутреннего трудового распорядка не ограничен.

Оригиналы действующих локальных нормативных актов обычно хранятся в одном месте – в канцелярии, отделе кадров или другом подразделении. А подразделениям, которые руководствуются положениями того или иного локального акта, необходимо иметь его копию. В любом случае у работника всегда должна быть возможность при необходимости ознакомиться с локальным актом, связанным с его трудовой деятельностью.

Работодатель также обязан хранить недействующие локальные нормативные акты организации. Сроки хранения установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. В соответствии с этим перечнем практически все локальные нормативные акты хранятся в организации, в которой они были разработаны и утверждены, постоянно.

В заключение обратим внимание на следующее: несмотря на довольно разнообразное количество образцов локальных нормативных актов, не стоит торопиться применять их для своей организации. Лучше подойти к процессу разработки таких документов творчески, применяя при этом не только нормы трудового законодательства, но и действующие в организации коллективные договоры, соглашения и другие нормативные акты.

adminlawsexp

adminlawsexp

Оставить комментарий

avatar
  Подписаться  
Уведомление о