0

Электронная копия документа изготовленного на бумажном носителе

В прошлый раз мы рассказывали, как доказать легитимность электронного документа. Теперь давайте поговорим о копиях. Для чего и кому нужны бумажные копии электронных счетов-фактур, договоров, первички, и как правильно их подготовить.

Подлинник & копия

ГОСТ Р 7.0.8-2013 определяет понятия, которые нам понадобятся:

Подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа.

Копия документа – экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

Делайте бумажные и электронные копии с подлинников на бумаге и оригиналов в электронной форме. Представим варианты в виде схемы:

Кому нужны бумажные копии

Внедряем ЭДО, сокращаем бумажный документопоток, при этом постоянно упоминаем работу с бумажными копиями. Дело в том, что далеко не все сегодня готовы работать только в электронном виде. Это касается как органов государственной власти, работы по внедрению ЭДО в которых набирают обороты, но этого еще недостаточно, так и бизнеса, который периодически напоминает о своем недоверии к электронным документам.

Рассмотрим на примерах. Истребование электронной первички налоговыми органами появилось в 2011 году. Представлять можно как электронные копии бумажных подлинников, так и изначально созданные в электронном виде документы (правильно – электронные копии электронных подлинников). Со скан-копиями проблем нет, бизнес успел проверить работу с ними на практике. С электронными оригиналами – есть нюансы. Представлять можно, но только те документы, которые были созданы в форматах ФНС, при этом служба признает один единственный формат – .XML. Для счета-фактуры этот формат обязателен, для первичных документов (товарная накладная по форме ТОРГ-12 и акт выполненных работ) рекомендуем. Получается, если вы создали товарную накладную в .XLS (excel), подписали с контрагентом ЭП, то при истребовании придется создать бумажную копию с последующей отправкой по почте (подробнее читайте в статье «Некоторые особенности представления электронных документов в налоговую»). Таких документов может быть не один и не два. Это трудоемко. ФНС знает об этом и, мы надеемся, уже прорабатывает вопрос.

Аналогичная ситуация с судами. Суды уже работают с электронными документами (подробнее в «Электронные документы в суде»), но существующей нормативной базы и практики еще недостаточно для полноценной работы. Суды принимают электронные документы в качестве письменных доказательств, но судья в ходе заседания рассмотрит документы на бумаге. Такова практика и привычки.

Таких примеров множество. И пока практика просит создания копий, делайте их правильно.

Как подготовить копию

Работать с бумагой умеем, поэтому не будем на этом останавливаться. Создание электронных копий с электронных оригиналов также не вызывает вопросов. Копировать и сохранять файлы учат при первом знакомстве с ПК. Интересно, что при копировании файла мы получим копию, не отличающуюся от оригинала, копия = оригинал.

Поговорим подробнее о создании бумажной копии электронного оригинала. Подготовка такой копии состоит из 3-х шагов:

  1. Поиск и выгрузка файла электронного документа из ИС, сервиса обмена, электронного архива или др.
  2. Печать документа. Если вам доступна функция печати сразу из ИС или сервиса оператора ЭДО, то шаг 1 ограничится поиском нужного документа.
  3. Заверение бумажной копии. Заверить можно двумя способами: нотариально или самостоятельно. Под самостоятельно понимается подписание копии документа собственноручной подписью руководителя организации (уполномоченного лица) с простановкой печати и отметки «копия верна».

Важно! На бумажной копии поставьте отметку о подписании документа электронной подписью. Укажите место хранения оригинала. Местом хранения будет определенная информационная система, электронный архив. До сих пор законодательство не закрепило требования к форме и содержанию таких отметок (штампов), что вызывает вопросы.

Читайте также:
Юридическая консультация по разделу имущества в советске

О том, как выгружать из сервиса обмена бумажные копии электронных документов, чтобы они обладали юридической силой, вам расскажет видеоинструкция:

УТВЕРЖДЕН

приказом Финансового управления муниципального образования «город Десногорск» Смоленской области

№ 64 от » 20″ ___07____ 2012г.

изготовления бумажной копии электронного документа, хранения электронных документов с электронной цифровой подписью, архивирования и резервного копирования электронных документов и информационных систем Финансового управления муниципального образования «город Десногорск» Смоленской области

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок устанавливает правила изготовления бумажной копии электронного документа (далее также — ЭД), хранения ЭД с электронной цифровой подписью (далее – ЭЦП) в Финансовом управлении муниципального образования «город Десногорск» Смоленской области (далее – Финуправление) при применении и использовании в своей деятельности ЭД, подписанных ЭЦП, архивирования и резервного копирования ЭД, подписанных ЭЦП, и информационных систем Департамента.

1.2. ЭД создается, используется и хранится с применением средств вычислительной техники в соответствующем прикладном программном обеспечении.

Перечень ЭД, подлежащих хранению в электронном виде с ЭЦП, наименование прикладного программного обеспечения, в котором создается и хранится ЭД определены в приложении № 1 к настоящему Порядку.

1.3. ЭД содержит реквизиты, позволяющие его идентифицировать. Обязательные реквизиты ЭД определяются действующим федеральным и областным законодательством, порядками обмена электронными документами в системе электронного документооборота Финуправления (далее – СЭД Финуправления).

1.4. Действие настоящего Порядка не распространяется на документы, содержащие государственную тайну, документы с грифом «ДСП», документы постоянного срока хранения, подлежащие передаче на государственное хранение в государственный архив.

2. Изготовление и заверение бумажной копии электронного документа, подписанного электронной цифровой подписью

2.1. ЭД, сформированный в соответствующем прикладном программном обеспечении, имеет юридическую силу, равную силе аналогичного документа на бумажном носителе, и влечет предусмотренные для данного документа правовые последствия.

2.2. Подлинником ЭД является ЭД, подписанный ЭЦП пользователя соответствующей системы электронного документооборота, имеющего сертификат ЭЦП, и зарегистрированный в системе электронного документооборота. В случае выгрузки электронного документа из соответствующей системы электронного документооборота на любой носитель информации он становится копией электронного документа, находящегося в системе электронного документооборота.

2.3. Информация, содержащаяся в ЭД, подписанном ЭЦП, может быть передана (распечатана) на бумажный носитель. Такой бумажный носитель будет являться копией электронного документа.

Читайте также:
Срок периодичность осуществления планируемых закупок что писать

2.4. Бумажная копия ЭД, сформированного Финуправлением, выдается им по письменному запросу, в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, Смоленской области, на основании резолюции начальника Финуправления.

2.5. Бумажная копия ЭД изготавливается уполномоченным работником Финуправления, подготовившего, подписавшего или принявшего ЭД (далее – исполнитель). Уполномоченный работник производит проверку ЭЦП средствами прикладного программного обеспечения, в котором ЭД был подписан ЭЦП, и заверяет бумажную копию ЭД оттиском штампа (собственноручной записью с текстом) по форме согласно приложению № 2 к настоящему Порядку и собственноручной подписью. Оттиск штампа (собственноручная запись с текстом) с собственноручной подписью уполномоченного специалиста размещается на той же стороне бумажной копии ЭД, на которой началось размещение информации соответствующего ЭД. Если указанный документ продолжается на другой стороне листа или на других листах, то дополнительная заверяющая подпись исполнителя (без расшифровки фамилии и должности) ставится на каждом листе, на одной или на обеих сторонах, на которых размещена информация. Страницы многостраничных бумажных копий ЭД должны быть пронумерованы. Допускается брошюрование листов многостраничных документов, их прошивка и заверение сброшюрованного документа на обороте последнего листа.

2.6. Уполномоченный работник несет персональную ответственность за идентичность информации в бумажной копии ЭД и его электронном оригинале, а также за наличие положительного результата проверки ЭЦП.

2.7. В случае возникновения спорных (конфликтных) ситуаций их разрешение осуществляется в порядке, установленным владельцем соответствующей системы электронного документооборота.

3. Архивное хранение электронных документов

3.1. Документы, созданные в электронном виде и подписанные ЭЦП уполномоченных лиц, хранятся в соответствующем прикладном программном обеспечении, позволяющем их просматривать и осуществлять проверку ЭЦП документов на протяжении всего срока хранения этих документов.

3.2. ЭД должны храниться в том же электронном формате, в котором они были сформированы, отправлены или получены.

3.3. Архивное хранение ЭД должно сопровождаться хранением сертификатов ключей подписей, с использованием которых были подписаны ЭД.

3.4. Электронные архивы подлежат защите от несанкционированного доступа и непреднамеренного уничтожения и (или) искажения.

3.5. Архивное хранение ЭД, подписанных ЭЦП, из программного комплекса «Бюджет-КС» (далее – ПК «Бюджет-КС»), системы электронного документооборота с Управлением Федерального казначейства по Смоленской области (далее – СЭД УФК по Смоленской области), системы электронного документооборота с Отделом № 4 Управления Федерального казначейства по Смоленской области (далее – СЭД Отдел №4 УФК по Смоленской области), автоматизированных систем «Клиент-Сбербанк» Рославльское отделение № 000 России» (далее – АС «Клиент-Сбербанк») и «АРМ КБР» Головного расчетно — кассового центра Главного управления Центрального банка Российской Федерации по Смоленской области (далее соответственно – АС «АРМ КБР» и ГРКЦ ГУ ЦБ по Смоленской области) осуществляет уполномоченный работник Финуправления.

3.6. Срок хранения ЭД устанавливается в соответствии с номенклатурой дел Департамента в зависимости от содержащейся в них информации и вне зависимости от места хранения.

3.7. Срок хранения сертификата ключа ЭЦП, посредством которого были подписаны электронные документы, определяется действующим законодательством и нормативными правовыми актами в сфере использования ЭЦП (но не менее срока хранения ЭД, подписанного ЭЦП).

4. Архивирование и резервное копирование электронных документов Департамента

4.1. Архивирование и резервное копирование ЭД осуществляется уполномоченным работником Финуправления.

4.2. Архивы электронных документов обязательно упаковываются архиватором WINRAR.

4.3. При создании резервной копии сохраняются (копируются) следующие электронные документы:

«>

adminlawsexp

adminlawsexp

Оставить комментарий

avatar
  Подписаться  
Уведомление о